Trên thực tế, có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra trong quá trình diễn ra sự kiện. Lập kế hoạch dự phòng cho những tình huống bất ngờ là một kỹ năng đặc biệt quan trọng. Vậy các rủi ro trong tổ chức sự kiện thường gặp là gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu dưới đây.
Rủi ro trong tổ chức sự kiện là gì?
Rủi ro trong tổ chức sự kiện là những sự cố bất ngờ xảy ra ngoài dự kiến và có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ cũng như chương trình của sự kiện. Những rủi ro này có thể do yếu tố con người, thiết bị, thực phẩm hoặc thời tiết… Yếu tố con người có thể bao gồm trật tự, an ninh, sự cố an toàn thực phẩm hoặc thời tiết thay đổi bất lợi cho sự kiện.
7 rủi ro thường gặp khi tổ chức sự kiện
Để hiểu rõ hơn những rủi ro thường gặp, chúng tôi liệt kê 7 rủi ro thường gặp nhất trong việc tổ chức sự kiện. Thông báo cho khách hàng và làm việc với người tổ chức sự kiện để khắc phục mọi trở ngại.
Mối nguy hiểm của thiết bị sự kiện
Có lẽ chúng ta đều đã từng chứng kiến ít nhất một sự kiện mà đèn đột ngột tắt, âm thanh đột nhiên hú lên hoặc chúng ta không thể nghe thấy gì trong khi sự việc vẫn đang diễn ra. Chính những rủi ro kỹ thuật của thiết bị sân khấu đã ảnh hưởng nghiêm trọng đến chương trình, thậm chí có lúc phải dừng lại. Điều này sẽ khiến người tham dự cảm thấy khó chịu, không chỉ vì phải chờ đợi mà quan trọng hơn là nó có thể làm gián đoạn dòng cảm xúc mà chúng ta xây dựng cho sự kiện.
Đối với các thiết bị điện như âm thanh, ánh sáng cần lưu ý cần kết nối hộp điện dự phòng trong trường hợp mất điện để vẫn có thể duy trì trong vài phút cho đến khi kỹ thuật viên điện chính phục hồi. . Xử lý ổn định. Khi nói đến hệ thống màn hình LED, bạn nên có một máy tính hoặc máy tính xách tay đủ chắc chắn để tránh sự cố hoặc mất điện, cũng như chuẩn bị sẵn một vài máy tính xách tay để dự phòng trong trường hợp xảy ra sự cố không mong muốn.
Rủi ro bảo mật trong thiết bị sự kiện
Các mối nguy hiểm về an toàn luôn là một trong những yếu tố có ảnh hưởng lớn nhất tại các sự kiện, thường phát sinh từ hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED hay các thiết bị đặc thù. Rủi ro an ninh có nhiều khả năng được giải quyết trong các sự kiện bên ngoài và khó khăn hơn, đặc biệt là khi có bão. Dù chúng ta có trang bị đặc biệt cho các sự kiện ngoài trời nhưng đường dây điện vẫn có nguy cơ gặp sự cố về nước. Vì vậy hãy chuẩn bị sẵn bộ dụng cụ “quá” để tránh bị điện giật.
Ngoài ra, còn có rất nhiều rủi ro về bảo mật đối với các thiết bị sản xuất luôn ở trên sân khấu, chẳng hạn như:
- Sân khấu trên mặt đất không bằng phẳng, trên cát rất dễ dẫn đến hiện tượng lún, nghiêm trọng hơn sân khấu sẽ bị đổ. Cần phải xử lý các sản phẩm sân khấu thật mạnh mẽ.
- Sân khấu cao nên người di chuyển lên xuống dễ bị ngã. Cần tăng cường hành lang an ninh để đảm bảo việc đi lại của người lao động.
Nguy cơ trở thành ‘khách không mời’.
Trong một sự kiện lớn và hấp dẫn, khá dễ có nhiều người tham gia. Có khách không mời mà đến cũng không ảnh hưởng hay gây tổn thất vì có thể đến xem “chùa”. Tuy nhiên, nếu có trộm, cướp hay bất kỳ ý định nào khác thì việc kiểm soát là rất khó khăn, vì chúng ta sẽ không có bất kỳ thông tin nào về những vị khách này, ngay cả khi chúng ta kiểm tra camera giám sát. Việc tìm người điều hành cũng rất khó khăn.
Vì vậy, các sự kiện thường tránh rủi ro này bằng cách sử dụng các rào cản chống bạo động và cổng thẻ sắc nhọn để ngăn chặn những kẻ xâm nhập. Bạn cũng cần có đội ngũ bảo vệ giàu kinh nghiệm và hệ thống nhân sự chuyên nghiệp đảm bảo xử lý linh hoạt các tình huống để tránh những hậu quả đáng tiếc.
Nguy cơ xảy ra sự kiện liên quan đến quá nhiều trẻ em
Trẻ em thường rất hiếu động và tò mò với những điều mới mẻ nên xu hướng nghịch tay chân có thể trở nên nguy hiểm, không chỉ ảnh hưởng đến thiết bị sự kiện mà đôi khi còn gây ra tai nạn.
Để đảm bảo an toàn trong các tình huống có trẻ em, bạn cần thực hiện các hoạt động sau:
- Xây dựng hệ thống loa tìm trẻ lạc
- Luôn nhắc nhở cha mẹ để mắt tới con cái
- Khu vực có điện phải đóng cửa và giám sát
- Thiết bị kỹ thuật và khu vực triển lãm phải đảm bảo trẻ em có thể tiếp cận được
- Xây dựng khu vui chơi riêng cho trẻ em
Rủi ro về chất lượng thực phẩm và bữa tiệc
Có rất nhiều trường hợp người tham gia bị ngộ độc thực phẩm sau bữa tiệc. Nó phần lớn phụ thuộc vào giai đoạn F&B. Để đảm bảo chất lượng món ăn tốt nhất, hãy lựa chọn địa điểm và đặt tiệc tại các nhà hàng, khách sạn 4-5* sang trọng. Nếu ngân sách không cho phép, hướng dẫn áp dụng giải pháp hiệu quả nhất là cử người giám sát và kiểm tra kỹ thực đơn trước khi phục vụ món ăn.
Một số tình huống ít nguy hiểm hơn nhưng vẫn có thể gây ra vấn đề là giao đồ ăn chậm hoặc đồ ăn nguội. Mùa tiệc cũng rất quan trọng trong sự kiện. Vì vậy, để chương trình diễn ra thành công cần phải lập các phương án đảm bảo an toàn để xử lý các vấn đề phát sinh từ vấn đề này như: thống nhất kịch bản chương trình, nội quy, quy định với người quản lý F&B. Xác định rõ ràng thời điểm phục vụ món ăn và thức ăn phải luôn đạt tiêu chuẩn, thức ăn phải nóng và an toàn.
Thời tiết khó lường
Điều kiện thời tiết luôn là thứ ảnh hưởng trực tiếp đến các sự kiện, cả trong nhà lẫn ngoài trời. Đối với các sự kiện trong nhà, thời tiết sẽ ảnh hưởng đến việc người tham gia không thể có mặt hoặc gặp khó khăn hơn khi quay lại. Tuy nhiên, đối với các sự kiện ngoài trời, thời tiết xấu là một nguy cơ nghiêm trọng và không ai muốn đối phó với nó. Dù hiện nay đã có trang thiết bị tổ chức sự kiện ngoài trời nhưng cũng không thể đảm bảo tránh được nguy cơ sập đổ, cháy nổ do bão, say nắng, cỏ khô dễ bắt lửa khi tiếp xúc với nắng nóng.
Vì vậy, với các sự kiện ngoài trời, chúng ta phải kiểm tra trước dự báo thời tiết để đưa ra kế hoạch phù hợp và an toàn nhất, để không tạo ra sự hỗn loạn cho người tham gia và gây khó khăn cho cả ê-kíp. Đảm bảo rằng mũ trùm, lều hoặc nơi che nắng và mưa có thể được sử dụng tốt.
Ngoài ra, đôi khi chúng ta phải sử dụng tia sét nếu tia sét quá mạnh, gây nguy hiểm trực tiếp cho nhiều vật thể. Vì vậy, để có thể lên kế hoạch chuẩn bị tốt nhất, bạn phải liên tục cập nhật dự báo thời tiết, ít nhất 7 ngày trước khi diễn ra sự kiện.
Sự kiện cháy nổ từ hiệu ứng cảnh
Các sự kiện ngoạn mục không bao giờ thiếu pháo hoa điện, pháo hoa vàng, hiệu ứng khói, lửa và hơn thế nữa. Tuy nhiên, việc “đùa với lửa” hay nồi cơm nguội rất nguy hiểm. Tai nạn bỏng lạnh, bỏng nóng thường xuyên xảy ra tại các sự kiện. Ngay cả khi bình chữa khói không được chế tạo đúng cách, chúng vẫn có thể ảnh hưởng đến tính mạng.
Cách xử lý rủi ro khi tổ chức sự kiện
Xác định rủi ro và lập kế hoạch cẩn thận cho từng giai đoạn của sự kiện, xây dựng kế hoạch dự phòng ngay từ đầu giúp hạn chế và giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra, tăng tỷ lệ thành công của sự kiện.
Giai đoạn trước sự kiện
Ở giai đoạn này, người tổ chức phải nắm rõ những thông tin cụ thể như: thương hiệu doanh nghiệp, phong cách sản phẩm, đối tượng mục tiêu, mục đích sự kiện là gì, kinh phí bao nhiêu,… Từ đó lên kế hoạch tổ chức sự kiện một cách chi tiết, lựa chọn địa điểm phù hợp với tính chất của sự kiện
Kế hoạch tổ chức sự kiện cần được chuẩn bị kỹ lưỡng, bao gồm ngân sách cụ thể cho từng hạng mục, đơn giá, số lượng rõ ràng và chuẩn bị nhân sự, trang thiết bị hỗ trợ đầy đủ… hoặc kể cả những rủi ro từ việc không kiểm soát được số lượng khách mời.
Giai đoạn trong sự kiện
Là giai đoạn điều phối, kiểm soát các hoạt động trong quá trình diễn ra sự kiện, đảm bảo sự kiện diễn ra đúng như kế hoạch đã định trước đó.
Trong quá trình diễn ra sự kiện cần bố trí đội ngũ giám sát để đảm bảo các tiết mục được thực hiện tốt theo đúng tinh thần của sự kiện, đồ ăn được chuẩn bị đầy đủ, nhanh chóng và không xảy ra các vấn đề chung khi bao gồm các sự kiện như: những điều trên nhưng xảy ra. không giới hạn ở: sự cố về âm thanh, sự cố hỏa hoạn, nguy cơ tấn công thính giác, v.v. Trong trường hợp xảy ra sự cố, phải thực hiện hành động kịp thời và nhanh chóng. Ban tổ chức phải luôn chuẩn bị các phương án dự phòng và xử lý các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình diễn ra sự kiện.
Giai đoạn sau sự kiện
Đây là giai đoạn truyền thông của sự kiện, giúp lan tỏa hình ảnh công ty đến nhiều người hơn. Một bước quan trọng khác sau sự kiện là yêu cầu phản hồi từ những khách hàng đã tham dự. Ghi lại phản hồi của khách hàng để cải thiện dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty. Đây có phải là lúc ban tổ chức kiểm tra xem sự kiện đã đạt được mục tiêu đề ra hay không? những điểm tốt, chưa tốt…để rút kinh nghiệm cho những sự việc sau này.
Đơn vị nào tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín nhất?
Với hơn 10 năm kinh nghiệm, Trung tâm tổ chức sự kiện W88event đã tổ chức hơn 1.500 sự kiện lớn nhỏ và tổ chức thành công cho hàng trăm, hàng nghìn người. Tổ chức đa dạng các sự kiện như hội nghị, hội thảo, lễ khai trương, khai trương, ra mắt sản phẩm mới, tiệc cuối năm và lễ thành lập công ty, tổ chức sự kiện teambuilding… Đội ngũ nhân viên của w88event có kiến thức chuyên môn sâu rộng cũng như kiến thức chuyên môn sâu rộng. sự cam kết và nhiệt tình cao.
Là công ty tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam, công ty tổ chức sự kiện W88Event Nơi đây sở hữu hệ thống trang thiết bị sự kiện chất lượng, hiện đại, luôn được kiểm tra, thay mới và cập nhật thường xuyên những trang thiết bị tiên tiến nhất, đáp ứng đa dạng nhu cầu tổ chức tiệc trong nhà và ngoài trời, tiệc hay biểu diễn… trên mọi thiết bị. Dù nhỏ đến đâu, W88Event tổ chức sự kiện luôn tư vấn và lựa chọn những thiết bị có tính năng tốt nhất cho khách hàng, công suất phù hợp với từng không gian, đảm bảo tiết kiệm chi phí và mang lại hiệu quả tốt nhất cho mỗi sự kiện.
Chi tiết liên hệ:
- VP đại diện: 5 Ng. 76 D. Trung Văn, Trung Văn, Từ Liêm, Hà Nội
- CN Hồ Chí Minh: 491/1KL D. Lê Văn Sỹ, Phường 12, Quận 3, TP.HCM
- Hotline: 0795.325.111
- Email: w88event@gmail.com
- Website: https://w88event.com/
Trên đây chúng tôi chia sẻ về các rủi ro trong tổ chức sự kiện và cách xử lý. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng và các biện pháp phòng ngừa là rất quan trọng để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo an toàn cho người tham gia. Nếu xảy ra sự cố, việc xử lý nhanh chóng, hiệu quả sẽ giúp khắc phục sự cố và tổ chức sự kiện thành công. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và an toàn hơn.
